Los indicadores deben ser clasificados de acuerdo con lo que se pretende medir, teniendo como parámetros los siguientes:
· Eficacia o Resultado:
Esta se define como el logro de los resultados propuestos, por lo tanto, conformaran este grupo los indicadores que nos indiquen si se cumplió o no el resultado esperado.
Ejemplo de estos indicadores puede ser: Meta: Instalar 10 equipos de cómputo en la semana 1
Resultado: Se instalan 9 equipos de cómputo en la semana 1
Número de equipos instalados en la semana 1
Indicador = --------------------------------------------------- X 100
Número de equipos planeados instalar en la semana
· Eficiencia o Gestión:
Se define como la utilización de los recursos de acuerdo con un programa establecido. La eficiencia tiene que ver entre otros con los siguientes recursos: financieros, técnicos, humanos y tiempo, los cuales se miden en pesos, horas-maquina, horas-hombre, y horas, días, meses, etc., respectivamente. Como ejemplo, podríamos pensar en implementar el Sistema de PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) en tres meses y nos demoramos cuatro en hacerlo.
Tiempo de Ejecución
El Indicador es: ------------------------------------ X 100
Tiempo Planeado
4
El resultado obtenido = ----- X 100 = 133.3%
3
Como se puede observar se tuvo una ineficiencia del 33%, lo anterior nos sirve para aclarar que no es bueno tener un resultado superior al 100%.
Clases de indicadores de eficiencia:
· Indicadores de composición:
Miden la eficiencia de la organización en términos de la forma como asigna o distribuye los recursos de que dispone, como, por ejemplo:
· Composición del personal.
Por nivel de cargo (directivo, asesor, ejecutivo, profesional, técnico, y demás) Por nivel educativo (con postgrado, título universitario, tecnológico, bachiller) Por sexo (para programas de salud, educativos, de capacitación).
Distribución del personal entre áreas o dependencias
· Composición de la inversión.
Indicadores de densidad: Miden la relación entre las variables involucradas en la generación de un producto o prestación de un servicio. Ejemplo:
· Número de funcionarios par cada 1.000 usuarios
Indicadores de análisis global: Los indicadores globales permiten una visión de conjunto de la organización con base en cifras consolidadas. Permiten generar promedios que son útiles al momento de establecer objetivos o determinar costos.
· Gastos por funcionario
· Ingresos por funcionario
· Subsidio por usuario
· Economía
Estos indicadores se basan en el principio gerencial de obtener los insumos, materiales y demás al menor costo posible con las mejores características técnicas.
· Impacto
Miden los cambios o modificaciones positivas o negativas que se han producido en el entorno o sobre la población objetivo como consecuencia de la ejecución del plan o el cumplimiento de las funciones asignadas. Estos están relacionados con las contribuciones de los resultados generados a la solución de las necesidades existentes en el área de intervención de la entidad.
La evaluación del impacto es la valoración de lo que la acción institucional después de un tiempo de haber realizado los planes, programas o proyectos o de haber cumplido las funciones asignadas.
Para realizar la evaluación del impacto, básicamente existen dos procedimientos:
1. Determinar el valor de los indicadores relevantes antes de iniciar el proyecto, y el valor que asumen estos mismos indicadores después de un tiempo de finalizado el proyecto, determinando las variaciones positivas o negativas.
2. Dividir la población objetivo en dos segmentos: el primero (grupo testigo) que no recibe los beneficios del proyecto o no es objeto del accionar institucional, y el segundo (grupo objeto), al cual se entregan los resultados del proyecto, y que será evaluado en el cambio de sus condiciones para luego compararlas con las del grupo testigo.
CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
· ACTUACIÓN
Miden la manera como se va realizando o aprovechando los recursos de los objetivos
· CUMPLIMIENTO
Miden el nivel de cumplimiento de los objetivos de resultado propuesto
· IMPACTO
Miden el nivel de productividad y/o satisfacción frente al cumplimiento y/o actuación
· IMPACTO ESTRATÉGICO
Miden los factores que determinan la capacidad de la entidad y su permanencia en el tiempo. Eje.: Satisfacción del cliente interno y externo, gestión de procesos etc.
CARACTERÍSTICAS DESEABLES DE LOS INDICADORES
Se debe tener presente que las características deseables para la definición de los Indicadores deben ser las siguientes:
· Oportunidad y Fidelidad: Deben permitir obtener información en tiempo real, adecuada y oportuna y medir con un grado de aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, para posibilitar la toma de decisiones que corrijan y reorienten la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.
· Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y procesar.
· Objetivos: Poderse expresar numérica o cuantitativamente.
· Sencillos: Ser comprensibles para las diferentes partes.
· Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones. Cada indicador debe tener un fin que justifica su diseño y adopción (tropismo).
· Motivar estimular y contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la entidad.
No es válido ni útil construir indicadores para medir únicamente los resultados alcanzados (eficacia), sino que simultáneamente es necesario evaluar el proceso realizado, partiendo del principio de que alcanzar un buen resultado solo es posible si se ha diseñado y ejecutado el proceso adecuado. Igualmente, un indicador puede arrojar que una organización es altamente eficaz (logra los objetivos que se ha propuesto), pero si se analiza aisladamente puede esconder que también es ineficiente, porque incurre en altos costos o no es oportuna en la generación y entrega de los resultados a los clientes.
PROPIEDADES DE LOS INDICADORES
Las cualidades más representativas son las siguientes:
· Validez: Deben reflejar y medir los efectos y resultados del programa o proyectos, y los factores externos a estos.
· Pertinencia: Deben guardar correspondencia con los objetivos y la naturaleza del programa o proyecto, así como con las condiciones del contexto (Medio social) en donde se gestiona.
· Sensibilidad: Deben reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, debe cambiar efectiva y en forma persistente a lo largo del periodo de análisis.
· Relevancia: Deben servir efectivamente al usuario para la toma de decisiones. Es decir deben, captar un aspecto esencial de la realidad que buscan expresar, en términos cualitativos en su dimensión temporal.
· Representatividad: Deben expresar efectivamente el significado que los actores le otorgan a determinada variable.
· Confiabilidad: Las mediciones que se hagan, por diferentes personas deben arrojar los mismos resultados.
· Demostrables: Deben evidenciar los cambios buscados.
· Fácticos: Deben ser objetivamente verificables.
· Eficientes: Deben ser exactos al expresar el fenómeno.
· Suficientes: Por sí mismos, deben expresar el fenómeno, sin ser redundantes.
· Flexibles: Con la virtud de adecuarse a la realidad de lo que se pretende medir y a la disponibilidad y confiabilidad de la información.
· Monitorear el progreso: Mantiene un flujo permanente de información sobre el comportamiento de la entidad, que permite a la gerencia tomar decisiones.
ELABORACIÓN DE INDICADORES
Corre a cargo de cada una de las dependencias quienes tienen que diseñar, aplicar y evaluar sus propios indicadores. Para ello deben tener en cuenta:
· Los objetivos, planes y programas de la entidad, los proyectos específicos de cada dependencia, cada uno de estos se encuentran establecidos en el Plan de Acción Institucional que se desarrolla para cada vigencia.
· Las funciones específicas definidas en las distintas resoluciones que organizan y establecen las distintas dependencias y/o grupos de trabajo internos.
· Las variables que maneja expresadas en términos de recursos y resultado esperado (Metas).
Como parámetros generales para la elaboración de indicadores se contempla que el diseño de indicadores varía de acuerdo a las características del área, actividad, programas o procesos a evaluar. Sin embargo, para su elaboración se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:
· Selección y análisis de la variables relevantes o estratégicas que involucran aspectos como: situación económica, financiera y presupuestal, distribución del servicio, inversiones y otras que se consideren inherentes a cada entidad.
· El diseño de indicadores debe basarse en las variables seleccionadas que apunten a la medición de principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad.
· La relación establecida entre las variables definidas en el numerador y el denominador deben expresarse en unidades de medida física, según su naturaleza (kilos, metros, etc.) y aritmética (miles, millones, etc.).
· Determinación de la frecuencia (tiempo de aplicación de los indicadores).
· Establecimiento de estándares de medición internos y externos. Cabe anotar que se entiende por estándares valores referenciales “ideales” que miden stock y cuantifican flujos que sirven de base para observar desvíos respecto de lo real.
· Para que los valores obtenidos tengan carácter de efectividad, deben ser comparados con los valores referentes, ya anotados: los internos se comparan con la fijación de metas y series históricas, etc. y los internos se comparan con entidades se similares características del sector, área actividad y con estándares internacionales, si es posible.
HOJA DE VIDA DE UN INDICADOR
1. Nombre – Identificación del Indicador
2. Propósito – Para qué sirve el indicador y el análisis a obtener
3. Objetivo que mide – Si es estratégico o impulsador
4. Forma – Identificación exacta de los factores y la manera como se relacionan (razones, tasas, porcentajes, promedios)
5. Calculo – Definición de la fórmula del indicador
6. Unidad de Medida – Identificación de la forma como se expresa el valor determinado
7. Glosario - Explicación y documentación de todos los factores que inciden en el cálculo
8. Origen de los Datos – Establece quien y donde se origina la información
9. Identificar Responsables - El gestor o quien responde por la gestión, la medición y el análisis y el que monitorea evalúa y propone planes de contingencia
10. Definir Periodicidad – Cada cuanto se va a medir y cada cuanto se analizará el comportamiento del indicador
11. Situación - estado actual y la meta
12. Rangos de tolerancia – establecer los rangos que puedan determinar alertas
Los literales 3 y 11 solo aplican para indicadores de Gestión
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