INTRODUCCIÓN
El proceso de planificación constituye una alternativa y una necesidad encaminada a controlar la trayectoria de los sistemas socioculturales en su ruta a estadios cualitativamente superiores y diferentes. De otro modo, la planificación se convierte en una herramienta de enajenación, respecto de las posibilidades evolutivas de los grupos humanos.
La metodología integral de planificación debe considerar el análisis de una serie de variables que condicionan el modo y el nivel de vista del grupo humano.
Gestión
La gestión de eventos recreativos se refiere al proceso de diseño, realización y evaluación de programas para la construcción de tejido social a través de la motivación, integración y coordinación de la comunidad misma a partir de las necesidades que allí se detecten.
El objetivo de la gestión de eventos recreativos comunitarios es el de canalizar los diferentes recursos (talento humano, financieros, técnicos) para permitir el desarrollo individual de cada uno de los individuos de la comunidad. Al respecto, Butler dice que la recreación es una fuerza vital que influye en la vida de las gentes, es esencial para la felicidad y la satisfacción de la existencia, ya que mediante estas actividades el individuo crece, desarrolla su capacidad y su personalidad.
PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA RECREATIVO:
Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes
El programa debe consistir en la realización de actividades que contemplen las finalidades buscadas por:
La institución: A través de sus fines y objetivos.
Los participantes: En su etapa de participación inicial y posterior desarrollo.
Los dirigentes: Que determinan objetivos específicos y orientan la acción.
Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecución y convencimiento de las diferentes partes que conforman la estructura organizacional y están involucradas en le programa para evitar el rompimiento de la cadena durante todo el proceso.
El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos importantes del participante:
Sus necesidades.
Sus intereses.
Sus habilidades.
Lo más importante dentro del programa recreativo es el participante, en él debe estar centrada toda la atención. La idea es programar con el participante y no para el participante. Un programa debe ser suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningún tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.
El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce sobre e l individuo.
Mayor apertura de su nivel cultural.
Aumento del equilibrio emocional.
Mayor nivel de participación social.
Mayor tolerancia en su accionar.
El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorarla:
La responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programas que afirmen la cultura personal
También hay involucrada una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como “entidad inflexible” imposible de modificar.
El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del participante.
El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos hacia experiencias más positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de un programa.
Los deseos y los intereses de las personas, por consiguiente de la comunidad, están limitados por experiencias. Los dirigentes, especialmente los profesionales del área, deben presentar nuevos campos de acción. No perpetuar y limitar.
El programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en el presente y en el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa deben ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan acompañar a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se constituya tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe haber equilibrio entre lo actual y lo futuro.
Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro del proceso de enseñanza y aprendizaje de hábitos para la vida y para el logro de fines.
Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener líneas claves de acción:
Que participen personas de diferentes edades.
Que participen a la par damas y varones.
Que concurran personas de diversos estratos socio-económicos.
Que no existan limitaciones por diferencias políticas o religiosas.
Que se utilicen diversas técnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo.
Todos los factores descritos anteriormente constituyen la metodología recreativa para lograr el verdadero alcance educativo de la recreación, pero estos mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es profesionalmente orientada. Puede llegar a producir efectos contrarios a los deseados (contra-valores), y si las principales características de la actividad recreativa (libertad, espontaneidad y creatividad) deben ser cuidadosamente orientadas para no incurrir en el activismo.
CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA
EQUILIBRIO
– Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma cantidad de actividades en las áreas de música, teatro, deportes, campamentos, etc.
– Entre las distintas edades: Posibilidad de participación de niños, jóvenes y adultos.
– Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres.
– Entre las actividades formales e informales.
DIVERSIDAD
– El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los gustos y necesidades.
– A través de la organización y la presentación de la actividad en forma distinta.
– Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante.
VARIEDAD:
– Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la participación.
– Al complementar el programa con otras actividades.
FLEXIBILIDAD:
– Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes.
– Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales.
PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA
Existen diferentes métodos o estilos que comúnmente se utilizan para planificar el programa, muchos de estos han surgido a través de la práctica misma, por tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad científica.
PRACTICA TRADICIONAL:
Se buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata de imitar o mantener los éxitos alcanzados en otra época. Se supone que lo realizado es correcto y se profesa una devoción ciega al pasado.
Debilidades:
– No se evalúan los resultados en términos de los objetivos buscados.
– No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que en la comunidad se producen.
PRACTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS:
Se entrega a los participantes una nómina de actividades y se les solicita que marquen sus intereses, para posteriormente construir el programa con las actividades más elegidas. Se da a los participantes lo que ellos deseen.
Debilidad:
Los intereses de las personas están limitados por sus experiencias, su cultura, sus costumbres, etc.; esto hace que no se consiga proyectar crecimiento personal ni hacer una apertura a nuevos cambios.
PRACTICA CON DIRECCIÓN AUTORITARIA:
El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado en sus opiniones y experiencias personales. Esto genera un programa con actividades uniformes dentro de un marco sumamente limitado.
Debilidades:
No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc.
No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los participantes, con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor compromiso de participación plena.
PRACTICA CORRIENTE:
Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan resultados similares.
Debilidades:
Lo que se imita puede estar equivocado o responder a una situación muy particular.
Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad.
RAZÓN DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACIÓN EN EMPRESAS Y COMUNIDADES
Crear hábitos de sano esparcimiento.
Mejorar condiciones físicas, sociales y mentales.
Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboración y trabajo en equipo.
Mejorar la productividad.
Mejorar la calidad de vida personal y empresarial.
Imagen empresarial.
Ser un medio para el logro de propósitos determinados.
QUE ESPERAN LOS USUARIOS DE LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:
Variedad de actividades.
Diferentes oportunidades de participación.
Actividades de fácil y rápida ejecución.
Facilidades de participación.
Resultados inmediatos.
Que sean divertidos y placenteros.
Que sean económicos.
Que le permitan figurar.
Que permitan la integración del grupo laboral.
Que permitan la vinculación de la familia.
Que le quiten el menor tiempo posible.
PRINCIPALES PROBLEMAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROGRAMAS RECREATIVOS:
Bajos presupuestos.
Escasez de escenarios.
Carencia de procesos.
No hay valoración de las actividades recreativas.
Apatía.
POSIBLES CAUSA DE LA APATÍA Y AL NO PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS EN LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:
La cultura del no hacer: Baja autoestima.
Deseos de recompensa.
Falta de un claro proceso administrativo:
Diagnósticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades y habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos.
Deficiencia en la organización: Esto genera dificultades en la participación, incumplimiento, pérdida de credibilidad y pérdida de liderazgo.
ESTRATEGIAS DE MOTIVACIÓN PARA INCREMENTAR LA PARTICIPACIÓN EN LOS PROGRAMAS RECREATIVOS.
Identificar claramente:
De la institución: Misión, políticas, planes y programas.
Del núcleo de población: Necesidades, intereses, recursos, nivel cultural.
De los dirigentes: Intereses.
Planifique, no improvise.
Desarrolle las etapas de la función administrativa: Planeación, organización, ejecución y control.
Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes.
Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez, cumplimiento, simplicidad de trámites, buena atención y diversas alternativas.
Actúe como veedor: conozca su producto, sea persistente.
Involucre a directivos y usuarios en la planificación de los programas.
Motive el apoyo de directivas:
Muestre datos concretos y reales.
Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral, productividad, disminución del ausentismo, respuestas a compromisos de ley, integración de la comunidad.
Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones.
Interprete sus intereses: Actúe de acuerdo a las políticas empresariales y a los planes de desarrollo de la comunidad.
Motive la participación del personal de base:
Involucre al participante en todas las etapas de la planificación de un programa.
Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades.
Haga que el programa sea un medio no un fin.
Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles.
Equilibre la atención de sus clientes.
Demuéstrales que ganan.
Facilite su participación.
Evalúe procesos y resultados.
Promocione – Divulgue:
Contacto persona a persona. – Perifoneo interno y externo.
Comités de multiplicadores. – Pasacalles.
Boletines informativos. – Pendones.
Afiches. – Volantes.
Cartelera. – Videos.
Revistas.
Apóyese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios complementarios especializados, y demás.
No trabaje solo:
Conforme un Equipo de Apoyo.
Apóyese en comités y grupos ya existentes, tanto al interior como al exterior de su empresa o comunidad.
Informe tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos, cualitativos, cumplimiento de funciones.
TÁCTICAS PARA EL ÉXITO EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS RECREATIVOS:
Cumpla horarios.
Vaya un paso adelante.
Invite y asegure la presencia de directivos.
Mantenga actitud positiva.
Prevea alternativas ante imprevistos.
No suponga, verifique.
Cumpla lo programado.
No tenga preferencias.
Comparta con todos los participantes.
Ambiente y adecue los espacios.
Haga programas cortos y ágiles.
Haga la planimetría del evento.
Suministre información concreta a los oradores del evento.
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRÁCTICAS PARA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS
DISEÑO TÉCNICO:
Es un documento donde se consignan aspectos fundamentales del evento:
Nombre del evento. – Fechas de realización
Objetivo – Duración del evento
Metas – Espacios
Descripción del presupuesto – Beneficiarios
Cobertura en personas y dependencias – Modelos de planillas
Criterios de comprobación de éxito – Relación de recursos
Contenidos específicos (Actividades) – Planos
Procesos de ejecución: Promoción, Inauguración, Desarrollo, Clausura.
Ventajas:
Evento técnicamente garantizado.
Guardar datos reales de los programas.
Base para futuras modificaciones.
Optimizar recursos.
Detectar puntos críticos.
Permite planear, controlar, verificar y dirigir.
LISTA DE VERIFICACIÓN DE TAREAS:
Relación de procesos, tareas o actividades que permiten verificar la realización y el desarrollo del evento.
Ventajas:
Disminuye la posibilidad de olvidos.
Permite delegar funciones.
Diversidad | cantidad de programas.
Logra objetivos en forma sistemática.
Herramientas de control.
Deja una memoria administrativa y operativa del evento.
Facilita la realización de programas futuros.
Cómo funciona:
La efectividad de esta herramienta de trabajo consiste en incluir todas las tareas o actividades que usted debe hacer para la correcta realización de un evento en sus tres etapas: Pre-evento, evento y post-evento.
Qué debemos incluir:
Pre – evento:
Elaboración de la propuesta.
Presentación y aprobación.
Reservas necesarias.
Medios de divulgación.
Reglamento.
Cotización y compras.
Apoyo logístico: Instalaciones, equipos, grupos de apoyo.
Implementación técnica: Montaje, decoración.
Inauguración.
Protocolo: Invitaciones, contratos.
Durante el evento: Verificar:
Apertura – Proveedores
Informes – boletines – Horarios
Reuniones de control – Cierre
Responsables de funciones – Otros
Implementación técnica
Post – evento:
Desimplementación – Legalizaciones
Informes: cualitativos y cuantitativos – Cierre
Agradecimientos – Otros
PLANIMETRÍA:
Diseño gráfico (plano) de los espacios físicos en donde se realizará el evento.
Ventajas:
Presenta una visión global del evento.
Facilita el trabajo de los comités. Montajes, decoración, seguridad, equipos, proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros.
Permite delegar funciones.
Herramienta eficaz de control.
Se pueden hacer modificaciones oportunas.
Garantiza una presentación estética del evento.
Define espacios y evita conflictos.
Cómo funciona
Elabore un plano general de los espacios físicos en donde se realizará el evento.
No olvide incluir en el plano general:
Primeros auxilios Zonas de circulación
Vías de acceso Áreas para el desarrollo del evento
Salidas de emergencia Zonas de alimentación
Servicios de baños Otros
Obtenga varias copias del plano general y ubique sobre cada copia independientemente y de acuerdo a las características del programa:
Montaje Decoración Actividades recreativas
Desplazamientos Otros
Consulte y haga acuerdos con los responsables de cada comité para garantizar una adecuada implementación.
PLANILLA DE COMISIONES:
Es una Herramienta que permite tener una visualización y control específico de las funciones de cada una de las comisiones o bloques de acción dentro de un evento.
Ventajas:
Control específico del evento.
Evita improvisación.
Identifica responsables y apoyos por actividad.
Permite delegar con efectividad.
Facilita hacer un listado de recursos y presupuesto más real.
Incluye cronograma de actividades.
Controla la realización oportuna de las actividades.
Permite una evaluación más objetiva.
Deja una memoria administrativa y operativa del evento.
Permite la realización de programas futuros.
Identifica funciones específicas al equipo de trabajo.
Formato de la Planilla de Comisiones:
Evento: ____________________________ Fecha: _____________
Comisión: __________________________ Lugar: ______________
Responsable: ____________________________________________
FECHA – ACTIVIDAD – RECURSOS – REALIZADO – OBSERVACIONES
Las funciones de cada uno de los cargos o grupos mencionados son:
COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del programa: que la metodología planteada se está cumpliendo, que el diseño técnico se está implementando, que se cumpla con los objetivos planteados para el programa.
COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen desarrollo de las actividades, del programa en sí y saber solucionar todos los imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.
COMITÉ DE LOGÍSTICA: se encarga de la utilización de los recursos físicos para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientación del sitio de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados, entre otras.
COMITÉ DE GESTIÓN: este grupo puede encargarse de realizar tareas como la obtención de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes instituciones que compartan objetivos en el campo lúdico – recreativo.
DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir todas las actividades que hagan parte del programa recreativo.
Comisión de Publicidad y Protocolo: En esta comisión se deben encargar de organizar las actividades de relaciones públicas (propaganda) la difusión local y regional al evento, la elaboración del programa, invitaciones, afiches y distribuirlos, además de la pancarta alusiva al evento.
Las actividades de protocolo en el que se dispone el acto de inauguración, el personal que participara en este y la atención a las personalidades invitadas al acto, además de un acto cultural y artístico que acompañe esta inauguración.
Comisión de primeros auxilios: Esta es una comisión que requiere de mucho cuidado y atención ya que se deben tener dispuestos los recursos de primeros auxilios, al igual que personal calificado para atender cualquier accidente, por pequeño que sea. De igual forma es necesaria la presencia personal de apoyo como la defensa civil.
PLAN OPERATIVO – EVENTO
Una vez realizado el diseño técnico del evento, se procede a su implementación, donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas, indicando de manera detallada la forma como el diseño técnico opera, es decir, qué hacer para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
DURANTE EL EVENTO
En esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de los integrantes del grupo para así delegar funciones a las personas adecuadas: Recordemos que se deben tener en cuenta para la realización del programa los siguientes aspectos que ya se han desarrollado anteriormente y que se deben Operacionalizar durante el programa:
Tiempos específicos de cada actividad
Descripción de las actividades del programa (ficha de planeación)
Distribución de funciones
Supervisión de la ejecución conforme a la programación
Control del desempeño de funciones
Hacer periódicas reuniones con el personal de apoyo
Adelantar la organización de la clausura
Prever alternativas ante problemas
Diseño de las actividades del programa
Se debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la temática a trabajar y su desarrollo. La descripción se puede hacer en una ficha de planeación de actividades, donde se hacen constar los recursos, materiales, variantes, objetivo de la actividad, tiempo de duración, entre otros.
Diseño de la estrategia de control y cumplimiento de objetivos
El equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los objetivos y la metodología del programa se estén cumpliendo y no que se esté adelantando una actividad solo por realizarla.
Descripción del programa, requerimientos y creación de formatos de chequeo de inventario
Se debe hacer una descripción clara del programa donde se encuentre: lugar donde se desarrollará la actividad, hora de inicio, distribución de funciones, de espacios; además, cómo inicia el programa, cómo se desarrolla y cómo termina, materiales requeridos, personal, responsables, entre otros.
Dentro de los requerimientos están los de logística, materiales y personal. Además, se debe contar con los permisos requeridos para desarrollar el programa y con las entidades que prestan asesoría y ayuda para estos programas como son: Policía, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja. Para los programas recreativos se debe tener en cuenta la elaboración de formatos de inventario y listas de chequeo, que ayudarán a coordinar, organizar y supervisar la mecánica de trabajo y sus procedimientos a desarrollar en la actividad.
Diseño de estrategias operativas
En esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de sus integrantes debe estar realizándolas o supervisándolas, para que el evento transcurra sin ningún tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber personas encargadas del desplazamiento y ubicación de los participantes, así como de los grupos artísticos invitados al programa, una supervisión de áreas de unidades sanitarias, sonido, tarima, puntos de información y orientación, servicios médicos, de seguridad e identificación de accidentes, de atención al equipo de trabajo (refrigerios), etc.
POST – EVENTO (EVALUACIÓN)
Es importante generar la estrategia de evaluación del programa y tener claros los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello permita repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las actividades típicas que deben realizarse después del evento:
Evaluación del programa.
Evaluación del equipo de trabajo
Operativo para organizar y guardar el material utilizado.
Devolver los elementos prestados.
Difundir los resultados de la actividad.
Hacer un informe consignando las sugerencias que sirvan para posteriores eventos.
Determinar la frecuencia y realización de otro evento.
Realizar encuestas con los participantes acerca de la satisfacción o beneficios del programa.
Una vez terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a las entidades que nos colaboraron y apoyaron.
SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
La evaluación debe realizarse con base en los objetivos planteados por el programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o beneficios obtenidos del programa.
El equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumplió el objetivo propuesto, las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La evaluación del programa permite ver la importancia de generar gestión en la comunidad y con las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de programas. Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta son:
Resultados conseguidos.
Beneficios obtenidos.
Encuesta y opinión de participantes.
Informe de la actividad.
Resultado sobre asistencia, entidades que apoyaron el programa y determinar la continuidad del programa con base en los objetivos planteados en el programa, ya sea de procesos o de resultados.
EVALUACIÓN DEL EQUIPO
La siguiente evaluación deberá ser aplicada a todo el equipo de trabajo, desde el Coordinador General hasta los comités y dinamizadores teniendo en cuenta sus funciones y desempeño dentro del programa.COMITÉS O ACTIVIDADES
EMBBA
DCoordinador General Coordinador Operativo Comité de Logística Grupo de Montaje Grupo de Seguridad Grupo de ambientación Comisión de Publicidad y Protocolo Comité de Gestión Dinamizadores Según cumplimiento de objetivos Funciones asignadas Receptividad del programa en la comunidad
OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR EL MATERIAL UTILIZADO
Todo el equipo, en coordinación con el comité de logística o materiales y el coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el material que se utilizó para la ambientación, animación, sonido, entre otros (pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.).
IMPORTANTE: Se deben devolver todos los elementos que hayan sido gestionados o prestados por las entidades y la comunidad, en perfecto estado. El sitio de la actividad, debe dejarse totalmente organizado y limpio.
Qué hacer antes, durante y después del evento:
ANTES DEL EVENTO:
Determinar el objetivo
Establecer el tiempo disponible y las fechas de realización
Solicitar los permisos necesarios para el evento.
Elaborar los cronogramas
Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan.
Realizar y aplicar listas de verificación y chequeo.
Realizar reuniones de coordinación.
Gestionar el presupuesto y la financiación.
Realizar las compras necesarias.
Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales.
Efectuar las visitas técnicas a los escenarios con el propósito de verificar el estado e implementación en general, para visualizar que hace falta para ponerlos a tope antes del inicio.
Lanzar la promoción del certamen.
Establecer lineamientos de participación.
Hacer las inscripciones.
Revisar y preparar escenarios.
Revisar continuamente el programa general y las tareas específicas por acciones a realizar.
Hacer contratos necesarios.
Adquirir los seguros necesarios.
DURANTE EL EVENTO:
Supervisar la ejecución conforme a la programación.
Controlar el desempeño de funciones.
Hacer evaluaciones periódicas durante el desarrollo.
Llevar datos estadísticos.
Hacer boletines informativos.
Hacer permanente divulgación.
Hacer reuniones periódicas con el personal de apoyo.
Planear el programa de premiación y clausura para su ejecución tan pronto termine el evento.
Mantener permanente comunicación con personal de apoyo.
Prever alternativas ante problemas.
DESPUÉS DEL EVENTO:
Evaluar el evento:
Verificar el objetivo propuesto.
Hacer balance de gastos, efectuar pagos.
Revisar el desempeño de los organismos de dirección.
Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo.
Receptividad de la actividad.
Devolver los elementos prestados.
Enviar cartas de agradecimiento.
Difundir los resultados.
Hacer entrega a las diferentes Comisiones de los informes finales.
Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos.
Determinar frecuencia de repetición.
Devolución de implementos (SI LOS HAY)
Enviar cartas de agradecimientos.
Difundir los resultados finales del evento.
FICHA DE PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:
(Escribe el nombre de la actividad) ___________________________________________________
PARTICIPANTES:
(Número y tipo de personas que participan) ____________________________________________
TIEMPO DE DURACIÓN:
(Tiempo de ejecución de la actividad) _________________________________________________OBJETIVOS:
(Describe los objetivos de la actividad) ________________________________________________
________________________________________________________________________________DESCRIPCIÓN:
(Describe la organización y metodología a utilizar en el desarrollo de la actividad) ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________RECURSOS Y MATERIALES:
(Lista de lugares, recursos y materiales que requiere para el desarrollo de la actividad)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________VARIANTES:
(Describe las variaciones posibles a la actividad) _________________________________________
________________________________________________________________________________EVALUACIÓN:
(Prevé un mecanismo de evaluación del logro de los objetivos y beneficios)
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA:
(Escribe las anotaciones que consideres necesarias para la implementación de la actividad: grupos de personas a las que se les puede aplicar, adecuación de espacios, aclaraciones sobre las reglas de juego)
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
BIBLIOGRAFÍA
BUTLER, George (1959) Principio metodológicos para la comunidad. Buenos Aires, Vol. 1, Bibliografía Omega.
LALINDE DE CASTRO, Amanda (1991) La recreación dirigida a su auge dentro de la reforma social del Estado colombiano.
MAX NEEF (1997)
VERGARA ESPINOSA, Mario. Planificación y Programación.
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