1. Fase de Proyecto
1.1. ESTUDIO DE NECESIDADES
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Ø Necesidades de instalaciones
Ø Necesidades de equipamientos
Ø Necesidades de alojamientos
Ø Necesidades de transportes
Ø Necesidades de profesorado
Ø Necesidades de monitores
Ø Necesidades deportivas
Ø Necesidades organizativas
Ø Necesidades logísticas
Ø Necesidades de voluntarios.
En definitiva, tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
1.2. ESTUDIO DE VIABILIDAD
También tenemos que ratificar si existe demanda ciudadana, conocer las dificultades que tiene su ejecución, la inversión que necesitamos realizar, su rentabilidad deportiva, económica y social y, ahora que está de moda, ¿qué tenemos previsto para el día después? ¿Cuáles son nuestras alternativas de adaptación?
1.3. PRESUPUESTOS Y FINANCIACIÓN
PRESUPUESTOS DE GASTOS:
Ø Recursos Humanos
Ø Recursos Materiales
Ø Instalaciones
Ø Equipamientos
Ø Transportes
Ø Arbitrajes
Ø Alojamientos
Ø Manutención
Ø Seguros
Ø Promoción y difusión
Ø Gastos financieros
Ø Imprevistos
PRESUPUESTOS DE INGRESOS:
Ø Inscripciones
Ø Estado
Ø Comunidad
Ø Entidades Distritales o Nacionales
Ø Local
Ø Patrocinador
Ø Publicidad
Ø Merchandising
Ø Otros
1.4. APOYOS ORGANIZATIVOS
En la Fase de Proyecto debemos buscar apoyos organizativos de diferentes colectivos:
- Institucionales:
Ø Localidad
Ø Entidades Distritales, Locales, Nacionales
Ø Estado
- Sociedad Civil:
Ø Federaciones
Ø Clubes
Ø ONG
Ø Empresas
Ø Voluntarios
Ø Juntas de Acción Comunal
- Mediáticos: Prensa – Radio - Televisión
1.5. ANALIZAR LAS POSIBILIDADES ORGANIZATIVAS
En la fase de Proyecto, debemos analizar también cuáles son nuestras verdaderas posibilidades organizativas:
- Fortalezas:
Ø Experiencia organizativa de otras actividades
Ø Voluntarios
Ø Apoyos organizativos
Ø Ilusión colectiva
Ø Financiación suficiente
- Debilidades:
Ø Poca experiencia organizativa
Ø Otras candidaturas
Ø Pocas infraestructuras
Ø Pocos técnicos
Ø Poca financiación
Una vez comprobado que estamos en las condiciones óptimas para hacer el proyecto realidad, decidimos presentar Candidatura en caso de un Evento, o presentar el proyecto a quién corresponda aprobarlo en caso de otro tipo de actividad.
Debemos madurar muy bien cualquier proyecto de actividad que tengamos, estudiando qué necesitamos, si es viable económicamente y en otros aspectos, cuál es el presupuesto, cómo lo financiamos, con que apoyos contamos y si nuestra organización deportiva está suficientemente preparada para llevarla a cabo o debemos traer a alguien de fuera y/ o realizar Formación para nuestro capital intelectual.
2. FASE DE CANDIDATURA
La Fase de Candidatura tiene 3 tareas fundamentales que realizar:
2.1. PREPARACIÓN
El dossier o informe de candidatura debe contemplar, al menos, lo siguiente:
1) Análisis internos y externo: fortalezas y debilidades y oportunidades y amenazas, respectivamente.
2) Diagnóstico de la situación, consecuencia del análisis.
3) Infraestructuras deportivas con las que contamos, las que necesitamos y las que tenemos que construir y cuando estarán finalizadas
4) Infraestructuras no deportivas que tenemos y las que vamos a construir si nos conceden el evento.
5) Avales de apoyo a la candidatura.
6) Protección medioambiental del entorno
7) Seguridad
8) Alojamientos. Ubicación de la Organización.
9) Transportes
10) Programa cultural
11) Contenidos de la Inauguración y la Clausura
12) Programa deportivo
13) Experiencia organizativa
14) Recursos humanos
15) Patrocinadores privados
16) Presupuestos
17) Financiación pública
18) Compromiso para organizar Eventos.
19) Aspectos médicos. Sistema sanitario (grupo multidisciplinario).
20) Sistema de telecomunicaciones. Retransmisiones televisivas
21) Otros.
2.2. PROMOCIÓN
Una vez que tenemos preparada nuestra Candidatura debemos promocionarla en nuestra propia ciudad, país y, sobre todo, ante la Organización y las personas representantes de la misma que tienen la competencia para tomar la decisión de conceder la organización de la Actividad. Debemos realizar un Plan de Marketing que posibilite el éxito de nuestra candidatura.
2.3. PRESENTACIÓN
Normalmente, hay que defender la candidatura ante los responsables de la organización que tiene la capacidad de concederla.
3. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
INTRODUCCIÓN
Se realiza sólo para Eventos importantes.
Juan Antonio Mestre (1998) dice que planificar es un proceso encaminado a la consecución de unos resultados determinados con anterioridad, partiendo de unas necesidades y ajustándose a los medios disponibles.
La Planificación Estratégica se fundamenta en el análisis continuo, interno y externo, de:
¡Dónde estamos!
¡Qué tenemos!
¡A dónde queremos llegar!
¡Qué necesitamos para conseguirlo!
3.1. DETERMINAR LA MISIÓN.
Se trata del compromiso que adquirimos, normalmente a largo plazo, todos los miembros de la organización. La Misión es lo que queremos conseguir y la Visión es lo que queremos ser. La misión no debe ser estática sino avanzar con la sociedad y con el entorno. Debe ser conocida por todos los miembros de la organización, estar escrita y redactada en términos amplios que aseguren la perdurabilidad, estabilidad y validez, debiendo ser recordada frecuentemente.
3.2. OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos deben definirse a corto y medio plazo. Suelen ser muy variados, destacándose por aspectos muy amplios como la participación, los resultados a conseguir, las infraestructuras a construir, las inversiones a realizar, etc.
Los objetivos (García Fernández, Jesús, 2.001) deben estar reflejados por escrito y se clasifican en: estratégicos-a largo plazo- funcionales- a medio plazo- y operativos – a corto plazo-.
3.3. ESTRATEGIAS
Son los caminos, las soluciones posibles para conseguir la misión y los objetivos generales. Son las acciones que tenemos que realizar para conseguir un buen resultado, una buena organización de la actividad.
3.4. DESIGNAR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA.
Se designa a la persona que va a liderar la parte ejecutiva del Proceso de organización de la Actividad.
La Planificación Estratégica la realiza la Dirección, debiendo contar con la Dirección Ejecutiva para todo el proceso.
4. FASE DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Para configurar una estructura organizativa debemos tener en cuenta:
4.1. ANALIZAR LAS CARACTERÍSTICAS Y DIMENSIONES DE LA ACTIVIDAD
Antes de identificar las responsabilidades que tenemos que realizar para la organización de la Actividad, debemos conocer sus características y dimensiones.
4.1.1. NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
4.1.2. DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.
4.1.3. ESPACIOS DEPORTIVOS NECESARIOS.
Pueden ser convencionales, naturales, etc. Los espacios deportivos integran las instalaciones.
4.1.4. MODALIDADES Y ESPECIALIDADES DEPORTIVAS.
4.1.5. GÉNERO
4.1.6. CATEGORÍAS
Necesitamos saber las categorías deportivas y las edades de los participantes a quienes va dirigida la Actividad. Niños, jóvenes, adultos, mayores. Las características son diferentes según las edades.
4.1.7. SISTEMA DE COMPETICIÓN
Si es una Actividad oficial vendrá impuesto al sistema de competición. Si no lo es, tendremos los organizadores que establecer el sistema de participación en la misma.
4.2. IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES
En una Actividad hay dos grandes responsabilidades: la deportiva y la organizativa. Cuántas veces hemos escuchado: el campeonato tiene un buen nivel deportivo, pero organizativamente es un desastre. O está bien organizado pero las marcas, los resultados son muy bajos. Además de las dos grandes responsabilidades mencionadas tendremos responsabilidades económico-administrativas, tecnológicas, de alojamientos, de transportes, de alimentación; necesitaremos solicitar permisos, autorizaciones y subvenciones. También tendremos responsabilidades de protocolo, medios de comunicación, seguridad, asistencia médica, limpieza, seguros, etc.
4.3. DESCENTRALIZAR LAS TOMAS DE DECISIONES
Tomar las decisiones es lo más complicado. Se debe establecer un acuerdo al respecto para concretar qué decisiones toma cada miembro del Equipo que conforman la Estructura, cuáles de manera individual y cuáles de forma colectiva, sin perder el control en ningún caso, dependiendo del grado de autoridad y por tanto de responsabilidad, que los integrantes de la estructura tengan. Normalmente, en la organización de una Actividad hay, entre otras, cuatro tipos de decisiones que son necesarios tomar:
- Organizativas.
- Deportivas.
- Económicas.
- Disciplinarias.
4.4. COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN
Hay que establecer los mecanismos de Comunicación y Coordinación entre los miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre aquellos y el entorno.
Los eventos deportivos suelen tener: Comité de Honor, Comité Organizativo y Comité Ejecutivo que tienen que comunicarse entre ellos y con los demás.
5. FASE DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA
INTRODUCCIÓN
La Planificación operativa consiste en determinar las tareas que debemos realizar, establecer los recursos humanos y materiales que necesitamos para ejecutar las tareas que habíamos identificado y establecer el cronograma, es decir, fechar cada tarea para saber cuándo tenemos que llevar a cabo.
5.1. ESTABLECER LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
Los Recursos Humanos que participan en la organización de una Actividad deportiva suelen ser: Director/ a - Coordinador/ a
Monitores - Voluntarios
Médicos Azafatas o Madrinas
Policías - Guardias Civiles
Auxiliares Administrativos - Técnicos
Y demás.
6. FASE DE ELABORACIÓN PROGRAMA DEFINITIVO
INTRODUCCIÓN
Hasta aquí digamos que hemos trabajado internamente, aunque, obviamente, en contacto con nuestro entorno. Hemos solicitado permisos, instalaciones, hemos contratado hoteles, etc. Cuando realicemos el programa definitivo de la Actividad y, sobre todo, cuando comience la Fase de Difusión nuestro “producto” ya estará en la calle y no podremos modificarlo o debemos modificarlo lo menos posible.
6.1. PRESUPUESTO GENERAL
PRESUPUESTO DE GASTOS
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto. En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones, entidades que organizan, colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones, entidades organizadoras, colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en los gastos, el costo que conllevaría si lo hubiésemos comprado, alquilado, trasladado, a precio de mercado.
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna de las instituciones, entidades organizadoras, colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas, precios establecidos por las mismas.
El resto de los conceptos: desplazamientos, arbitrajes, alojamientos, manutención, seguros, difusión, gastos financieros e imprevistos, debemos presupuestarlos igualmente lo más exacto posible al coste real de los mismos.
PRESUPUESTO DE INGRESOS
El presupuesto de ingresos debe “equilibrar” los gastos.
Si “hubiera o hubiesen” más ingresos que gastos, las instalaciones, entidades organizadoras, colaboradoras realizarían menos aportación. Es muy importante saber los ingresos que tenemos de las aportaciones de las instituciones y entidades colaboradores para establecer el precio de inscripción en la Actividad que, obviamente, estará más o menos subvencionado dependiendo de la política deportiva de la institución organizadora de la misma. La tendencia es que los/ as participantes en una Actividad deportiva sufraguen con sus inscripciones el 50% del coste de la Actividad.
6.2. PRECIO DE LA ACTIVIDAD
En el Programa de la Actividad debemos exponer el precio de la Actividad y la manera de hacerlo efectivo. Cómo establecer el precio de una actividad deportiva debe estar en función del precio de la misma, de la misión y los objetivos de la Institución organizadora, del carácter social, preventivo, educativo, etc. Y del interés general. En definitiva, el precio de la Actividad será, en la mayoría de los casos, una decisión política.
6.3. DISEÑO
El diseño del programa debe ser atractivo, de tal forma que su difusión sea fácil y su repercusión positiva, posibilitando que los ciudadanos/ as se informen de la realización de la Actividad y participen en ella si lo estiman conveniente.
6.4. IMAGEN CORPORATIVA
La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una compañía. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una compañía “significa”. La creación de una imagen corporativa es un ejercicio en la dirección de la percepción. Es creada sobre todo por los expertos de marketing en conjunto con los de comunicación que utilizan las relaciones públicas, campañas comunicacionales y otras formas de promoción para sugerir un cuadro mental al público. Típicamente, una imagen corporativa se diseña para ser atractiva al público, de modo que la compañía pueda provocar un interés entre los consumidores, cree hueco en su mente, genere riqueza de marca y facilite así ventas del producto. La imagen de una corporación no es creada solamente por la compañía. Otros actores que contribuyen a crear una imagen de compañía podrían ser los medios de comunicación, periodistas, sindicatos, organizaciones medioambientales, y otras.
No “olvidar” los logotipos de todos los colaboradores públicos y privados. Cuidar la “imagen corporativa” de todos los implicados.
6.5. CONTENIDOS
Hay que tener en cuenta que todo lo que establezcamos en el Programa lo tenemos que cumplir. Por tanto, seamos muy escrupulosos con los horarios, fases posteriores, profesores previstos, normativas, reglamentos, inscripciones, precios, etc
7. FASE DE DIFUSIÓN
INTRODUCCIÓN
La Fase de difusión de una Actividad es fundamental por varios motivos; para que se enteren y puedan participar en las mismas, si lo desean. Porque las Actividades hay que hacerlas y que se sepan que se hacen. Tenemos que utilizar nuestras Actividades para promocionar también nuestra organización. Normalmente se realiza a través de:
7.1. MEDIOS DE COMUNICACIÓN
7.2. CLIENTES
- Internos
- Externos.
7.3. PUNTOS DE INTERÉS
8. FASE DE EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Esta fase consta de “varios momentos”:
8.1. PRESENTACIÓN
Algunas Actividades se presentan a los medios de comunicación social, dependiendo de su importancia, una semana o quince días antes del comienzo de la misma. Las muy importantes se presentan con mucho más tiempo y en varios sitios. De alguna manera, la presentación de la Actividad marca el tiempo final de la planificación, de la preparación, de estudiar para el examen, y, comienza el de la ejecución, el del examen. Suelen haber nervios, tareas de última hora. Debemos convencer a los medios, a nuestro Equipo de colaboradores y a nuestros superiores que el “examen” está bien preparado y que saldrá bien.
8.2. RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES
Dependiendo de la actividad, los participantes procederán de fuera del lugar donde se realiza. La recepción es un momento fundamental de la actividad. Debe estar muy bien estudiada y organizada porque es la primera impresión que los participantes tienen de la organización.
8.3. INAUGURACIÓN
También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad, se caracteriza por su creatividad, innovación y demás, tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor.
8.4. CELEBRACIÓN
Cuántas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato ya quedamos tranquilos porque lo “peor ya ha pasado”. Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos.
8.5. CLAUSURA
La clausura debe ser agradable; rápida, pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…
9. EVALUACIÓN
La celebración de grandes eventos deportivos se ha convertido en toda una fuente generadora de beneficios directos, y también inducidos, allá donde se celebran. Por eso es de vital importancia llevar a cabo una evaluación y debe ser.
9.1. INTERNA
9.2. EXTERNA
9.3. CONTINUA
10. MEMORIA
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
10.1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
10.2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
10:3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC
10.4. AGRADECIMIENTOS
10.5. JUSTIFICACIONES
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