Las comisiones están constituidas por un grupo de personas, las cuales realizan unas tareas específicas de trabajo permanente durante la realización de un evento.
Varias organizaciones optan por otros nombres, pero lo esencial son las funciones a realizar. Las comisiones más conocidas son:
Comisión Administrativa
Encargada de los presupuestos, auxilios, recaudaciones, pago de salarios, contratación, comercialización, elaboración de boletería, pases de cortesía, invitaciones, cumplir con las exigencias legales, almacén, inventarios inicial y final, compras, entregas. Elaboración de contratos, determina la ubicación de las vallas, pancartas, dumis, elabora la reglamentación de las ventas ambulantes dentro y fuera de los escenarios, se debe nombrar una secretaria general especialista en comunicación.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Llevar la planeación, programación, presupuestación, integración, dirección y control de los recursos financieros, humanos, materiales e instalaciones deportivas con que se cuente;
· Proveer el suministro de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los programas;
· Elaborar todos los contratos de prestación de servicios del personal requerido para la realización del evento;
· Efectuar los pagos de salarios y demás.
· Recepcionar los pagos por boletería, recaudaciones, auxilios, comercialización;
· Determina la ubicación de las vallas, pancartas, dummis;
· Elabora la boletería, el reglamento de ventas ambulantes dentro y fuera del escenario deportivo, de igual manera los pases de cortesía;
· Solicita las cotizaciones necesarias con el fin de cumplir lo concerniente a las compras
· Lleva el inventario inicial y final del almacén
· Mantener actualizados el Reglamento Interno, los manuales de organización y de procedimientos, de acuerdo a los lineamientos establecidos;
· Mantener actualizados los estados financieros e informar al Director General sobre el cumplimiento de los mismos;
· Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de derechos publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos.
· Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de los Juegos.
· Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, y demás;
· Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de patrocinio suscritos por la organización de los Juegos.
· Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la organización para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos.
· Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de los patrocinadores y sus elementos publicitarios.
· Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos.
· Elaborar los reportes correspondientes a los pagos por todo concepto;
· Las demás que le señale el Director General.
Comisión Técnica
Está integrada por los coordinadores de los diferentes deportes y el coordinador general, como su nombre lo indica tiene a su cargo todos los aspectos técnicos que conlleven las realizaciones deportivas.
Encargada de capacitar antes y durante el torneo aprovechando la asistencia de expertos por medio de cursos, conferencia o clínicas, Prepara y presenta para su aprobación, los reglamentos por deporte a que haya lugar, se encarga de los jueces, árbitros, cronometristas, implementos, uniformes, escoge y prepara los escenarios deportivos donde se efectuarán las competencias así como estar atentos a la construcción, remodelación, que los escenarios sean suficientes para las áreas de entrenamiento y competencias, verificar sus especificaciones técnicas reglamentarias, distribución de marcadores, tableros, debe elaborar el reglamento general y especifico, darlo a conocer a tiempo, entregar las programaciones oportunamente, divulgarlas a tiempo y equitativa (programar a los equipos a diferentes horas y en diferentes escenarios), planear las reuniones informativas donde conste los días, horas, lugar y fechas de los encuentros, elaboración del planillaje técnico, boletines, sistemas de competición, clasificación y demás.
Responsable de las inscripciones y Carnetización de los deportistas y cuerpo técnico y delegados, lleva a cabo visitas técnicas a los escenarios para su escogencia, coordina todo lo referente al juzgamiento, elabora el código disciplinario, trabaja de la mano con la Comisión de Penas y Sanciones, elabora la memoria técnica del evento con registro fotográfico o video para ser entregado a los delegados al finalizar el evento.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Garantizar la adecuada realización de cada uno de los campeonatos de los Juegos, mediante el cumplimiento de los reglamentos de cada deporte, de las Normas Reglamentarias y las decisiones tomadas en las reuniones preparatorias.
· Capacitar antes y durante el evento (aprovechando la asistencia de expertos) por medio de cursos, charlas, seminarios, conferencias o clínicas.
· Preparar todo lo concerniente a cada una de las reuniones preparatorias previas a los diferentes campeonatos de los Juegos (Reuniones informativas, sistemas de competición, sistemas de desempate, fecha, hora, sitio).
· Aprestar los elementos de apoyo que se requieran para el juzgamiento y las direcciones de campeonato de los respectivos deportes.
· Coordina todo lo relacionado con los jueces árbitros, cronometristas. En esta Comisión de llevan a cabo las designaciones de los árbitros para los encuentros deportivos.
· Coordinar la oportuna entrega de implementos, uniformes y adecuada instalación de los mismos a las direcciones de campeonato.
· Verificar las remodelaciones y construcción de escenarios deportivos, que estos sean suficientes para los entrenamientos y competencias.
· Elaborar el reglamento general, incluyendo el código de disciplina (Trabaja de la mano con la Comisión de Penas y Sanciones).
· Llevar a cabo visitas técnicas a los escenarios con el objetivo de verificar su estado y verificaciones técnicas reglamentarias y así tomar la decisión de cuáles serán los escenarios a utilizar.
· Velar por el cumplimiento de la programación de los diferentes campeonatos de los Juegos, haciendo entrega de estas a los diferentes delegados (hacer rotativas las programaciones, horas diferentes y escenarios).
· Registrar, publicar y comunicar a la comisión de secretaria los resultados de los campeonatos y las estadísticas que de ellos se deriven.
· Coordinar con las direcciones de campeonato y jueces lo relacionado con la papelería y planillería técnica requerida para la realización de los campeonatos.
· Definición del manual de funciones propio de la comisión técnica y general de los juegos.
· Planificación, organización y evaluación de funciones de las comisiones.
· Definición de calendario de competencias.
· Inventario de escenarios deportivos y proyección de mapa de la ciudad para deportes de la sede.
· Elaboración del planillaje técnico.
· Recepcionar las inscripciones, elaborar los carnés, escarapelas de los deportistas, técnicos y delegados, así como la respectiva laminación de los mismos.
· Elabora la memoria técnica de los Juegos con registro fotográfico, videos.
· Encargada de hacer entrega de las memorias a cada delegación al finalizar el evento.
· Llevar las estadísticas del evento.
Comisión de Comunicaciones
Responsable de toda la parte protocolaria, invitaciones, recepción, zonas de honor o VIP, guías, heraldos, madrinas, uniformes de la Comisión, horarios distintivos, escarapelas, gallardetes, inauguración (desfile de comitivas, heraldos, abanderados, delegados, deportistas, promesa deportiva a los deportistas y jueces, palabras de apertura, himnos, astas, pebetero, alcohol industrial, fósforos, estopa).
Premiación: Medallas, trofeos, diplomas, menciones de honor, cojines, pódium, autoridades, invitados especiales, sonido, banderas, extensiones, dummis, pasacalles, pendones, bombas, micrófonos inalámbricos, piola, nylon, puntillas, martillo, cinta, mesas sillas, arreglo florales, manteles, cursa invitaciones al acto de clausura, tramita los pasajes de las delegaciones, ejecuta la clausura, lleva a cabo el acto social de despedidas, envía por escrito los agradecimientos (oportunamente), hace los contactos con radio, tv y prensa, lleva a cabo las ruedas de prensa, coordina los puestos de información, pública los resultados técnicos y programación, supervisa toda la información o boletines que se emitan, se encarga de la recreación de los participantes (cine, juegos de salón, exposiciones, turismo, se deben efectuar a los lugares más destacados de la región).
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Hacer un inventario de las autoridades deportivas, civiles y militares de los Municipios y del departamento, con el fin de elaborar y enviar las invitaciones.
· Encargada de la recepción y acomodación de los invitados especiales en las zonas de honor.
· Encargada del inventario de necesidades relacionado con heraldos, banderas, astas, dummis, pendones, cojines, pódium, sonido, micrófonos fijos, inalámbricos, bombas, pasacalles, distintivos, gallardetes, escarapelas, mesas, sillas, manteles, arreglos florales, pebetero (estopa, fósforos, alcohol industrial), puntilla, martillo, cinta.
· Llevar a cabo el acto de inauguración y clausura de los juegos.
· Elaborar la promesa deportiva para los deportistas y jueces, palabras de apertura y clausura.
· Diseñar la planimetría a seguir y entregarla a las comitivas para su desfile inaugural
· Recopilar la información de los eventos tales como reuniones, congresos, etc. que deben realizarse en cada uno de los deportes y en la organización de los Juegos.
· Diseñar los dispositivos de protocolo para cada uno de estos eventos, en cuanto a personal, muebles, elementos, sonido, etc.
· Elaborar estrategias de cómo se llevará a cabo los actos de premiación y entrega de medallas, trofeos, menciones y demás.
· Establecer un programa social para los diferentes grupos de personas acreditadas en los Juegos, VIP, delegaciones, jueces, etc.
· Lleva a cabo los contactos con radio, televisión y prensa y les indica cómo se llevarán a cabo las ruedas de prensa, los sitios y las horas si es posible.
· Establece los puntos de información y horarios de atención a delegados.
· Publica los resultados entregados por la Comisión Técnica
· Establecer en cada uno de los escenarios de competencia una sala VIP y controlar su operación y acceso al mismo.
· Disponer de personal para el acompañamiento en la realización de cada uno de los eventos que conformen el programa social.
· Elaborar un inventario de necesidades en cuanto a elementos, quipos, computadoras, líneas telefónicas, faxes, teléfonos, etc., que se requieran para los centros de prensa.
· Coordinar con la Comisión de Comunicaciones la atención de cada uno de estos centros de prensa.
· Actuar como la oficina de divulgación de Juegos.
· Coordinar la realización de conferencias de prensa antes, durante y después de los Juegos.
· Establecer un sistema de elaboración, preparación, presentación y difusión de los comunicados de prensa que emita la organización de los Juegos.
· Establecer convenios con una empresa de telecomunicaciones para el montaje de las salas de prensa en las diferentes sedes.
Comisión de Servicios Varios
Encargada del transporte el cual debe ser permanente, suficiente, oportuno, establece rutas, horarios de desplazamiento, tiene la responsabilidad de alojamiento de los deportistas, directivos, autoridades deportivas, invitados, delegados y demás. Este alojamiento debe ser adecuado dando los horarios a cada delegación.
Responsable de la alimentación donde se debe consignar los horarios de las comidas, estas deben ser balanceadas (Trabaja en equipo con la Comisión Médica) entrega las Tiqueteras a cada delegación, debe tener en cuenta los aspectos religiosos (misas), estar al tanto del lavado y planchado de la ropa, encargado de la hidratación de los deportistas.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Establecer las necesidades de transporte interno de las delegaciones, jueces, directivos, implementos deportivos, elementos, etc. y con base en esta información elaborar un inventario de requerimientos de vehículos y sus características, el transporte debe ser permanente, suficiente y oportuno.
· Establecer los sistemas de adquisición, alquiler, préstamo, etc. de los vehículos que sean necesarios para la realización de los Juegos.
· Diseñar, con base en la ubicación de los hoteles y escenarios, en los horarios de competencia y en las distancias a los escenarios, las rutas y las frecuencias que sean necesarias para atender los diferentes desplazamientos.
· Coordinar con las autoridades de seguridad y tránsito el servicio de transporte interno en los Juegos.
· Definir un servicio de transporte específico para cada una de las diferentes categorías, delegaciones, jueces, directivos, VIP, acreditadas en los Juegos.
· Coordinar los servicios de traslado de los participantes hasta y desde el aeropuerto o terminales terrestres, en los momentos de su arribo y partida.
· Llevar un control estricto y permanente de la utilización de cada uno de los vehículos disponibles en los Juegos.
· Establecer mecanismos de control sobre la calidad del alimento y de los servicios prestados.
· Coordinar la alimentación y refrigerios del voluntariado.
· Coordina los servicios de alojamiento de los deportistas, directivos, invitados, jueces, dando a conocer los horarios del servicio de transporte y alimentación.
· Trabajar de la mano con la comisión Médica en cuanto a la alimentación la cual debe ser balanceada;
· Hace entrega a cada delegación de las Tiqueteras para la alimentación;
· Lleva el control de los aspectos religiosos, lavado y planchado de ropa.
· Se encarga de la hidratación de los deportistas.
Comisión Médica
Esta Comisión debe elaborar el menú diario de las delegaciones y pasarlas a la Comisión de Servicios Varios, elabora los exámenes, presta los primeros auxilios, hospitaliza, poseer botiquines, cruz roja, ambulancias permanentes y disponibles en los escenarios y hoteles, estar presente en los escenarios de competencia.
Tener inventario del número de médicos y enfermeras, medicamentos necesarios. Debe elaborar el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas discriminados por días y entregarlo a las delegaciones.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Esta Comisión como mínimo debe tener un staff compuesto por: fisioterapeuta, Psicólogo, Nutricionista, kinesiólogo y Deportólogo,
· Diseñar un dispositivo de atención primaria en salud y en primeros auxilios para cada uno de los escenarios y sitios de concentración de las delegaciones participantes.
· Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos médicos, medicamentos, etc. que sean necesarios para la puesta en práctica de este dispositivo.
· Apoyar la participación de las diferentes delegaciones en los Juegos, mediante el suministro de información útil desde el punto de vista médico preventivo.
· Establecer convenios con centros hospitalarios y de atención médica para los diferentes integrantes de las delegaciones participantes que así lo requieran.
· Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de accidentes para los participantes en los Juegos, asesorando sobre los amparos y cuantías.
· Establecer los turnos y ubicación del personal que laborará en los Juegos.
· Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las enfermerías y puestos de primeros auxilios en cada uno de los escenarios.
· Implementar un centro de rehabilitación en fisioterapia por sede.
· Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las estaciones de control al dopaje en cada uno de los escenarios y gestionar la dotación de las mismas.
· Ubicar puestos de información en cada escenario sobre temas de control al dopaje.
· Establecer el número de análisis y muestras que serán tomadas, señalando quienes serán loa atletas seleccionados para este proceso.
· Coordinar con el Laboratorio de Control al Dopaje de Coldeportes Nacional, lo pertinente a la recolección, conservación, custodia, transporte, comunicación de resultados, etc.
· Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos de recolección y demás que sean necesarios para el proceso de control dopaje.
· Coordinar un sistema de envío de las muestras al laboratorio en Bogotá y un sistema de comunicación de los resultados, así como de los eventuales procedimientos para los análisis de contra muestras.
· Establecer una coordinación con cada una de las direcciones de campeonato en los Juegos para la aplicación de los códigos disciplinarios de las respectivas federaciones, ante eventuales infracciones en cuanto a dopaje se refiere.
· Elabora el menú diario de los deportistas (Trabaja de la mano con la Comisión de servicios varios);
· Realiza los exámenes de los deportistas, así como debe poseer suficientes botiquines,
· Elabora el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas, discriminándolos por días de acuerdo a la duración de los juegos y hacer entrega de esta a cada delegación.
Comisión equipo regional
Encargada de contratar a los entrenadores de sus equipos, preselecciona y escoge a los deportistas, lleva a cabo intercambios deportivos o partidos amistosos, torneos relámpagos, fogueos, planifica y desarrolla su concentración definitiva. Es el equipo anfitrión.
Comisión de Obras
Se encarga de las necesidades de remodelación, construcción, mantenimiento y adecuación de escenarios. Debe poseer ingenieros, arquitectos, topógrafos, dibujantes. Estas obras se llevan a cabo por contratación.
Si se llega a presentar se debe entregar la descripción detallada de las obras y reparaciones con su presupuesto. Este punto lo aprueba la dirección general del evento y la contratación la efectúa la Comisión Administrativa.
Comisión Disciplinaria
Es un estamento creado para preservar la ética, los principios, el decoro y la disciplina que deben regir la actividad deportiva y a la vez asegurar el cumplimiento de las reglas de competición y las normas deportivas generales que regirán el desarrollo de los juegos. Se compone máximo por tres personas.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Estudiará los informes de las autoridades de juzgamiento.
· Analizará los casos de indisciplina en que incurran los jugadores, delegados, árbitros, personal auxiliar acreditado y demás personal adscrito a las competencias.
· Impondrá las sanciones correspondientes.
Comisión de Logística, Seguridad
Deberá garantizar la seguridad física de los participantes como ser Atletas, delegados, Jueces, Directivos, Comunidad Universitaria y público en general tanto dentro y fuera de las instalaciones donde se desarrollen los eventos competitivos. Deberá Garantizar la logística en las diferentes actividades de los Juegos, para lograr el desarrollo adecuado del evento. Garantizara la cobertura de Servicios Médicos y de Salud a los Atletas, Jueces, delegados, Invitados y Comunidad Universitaria en general que asista a los diferentes eventos durante los Juegos Deportivos.
Se pueden realizar convenios con instituciones especializadas para la habilitación de clínicas móviles en los hoteles y cada instalación deportiva. Hay que contar con el apoyo de la Cruz Roja para el traslado de emergencia y atenciones de primeros auxilios.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Velar por la entrega oportuna de los elementos a las comisiones que lo requieran.
· Diseñar procedimientos para el recibo y entrega de los elementos que se adquieran para la realización de los juegos.
· Custodiar y cuidar de todos los elementos que se adquieran para cubrir las necesidades de las diferentes áreas de los Juegos.
· Establecer un sistema de delegación de la custodia de los elementos a los funcionarios y responsables de cada área de los Juegos.
· Diseñar procedimientos que aseguren la devolución de los diferentes elementos una vez terminados los Juegos.
· Aplicar las medidas de seguridad y control que sean necesarias para el almacenamiento de los elementos bajo su control.
· Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de Seguros para los diferentes elementos, asesorando sobre los amparos y cuantías. Coordinar con la Comisión de Transporte un sistema de despacho y recolección hasta y desde cada uno de los escenarios y sedes administrativas de los Juegos.
· Elaborar en cada sede un inventario de los elementos adquiridos para la realización de los Juegos.
Comisión de Marketing
Esta comisión se encarga de fomentar la imagen del Evento, a fin de mercadear su logotipo todas aquellas empresas comerciales que sus productos sean afines y compatibles.
Buscar en el mercado todas aquellas empresas que se quieran vincular con el Evento creando programas de mercadeo que beneficien a los interesados. Conservar los sponsors existentes, buscar nuevos productos en el mercado que tengan interés en vincularse a las actividades del Evento. Promocionar a través del mercado todas las actividades que tiene el Evento. Promover y ejecutar políticas claras sobre el mercadeo con el fin de mejorar los ingresos económicos del Evento. Todas aquellas que sean en beneficio del Evento.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de derechos publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos.
· Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de los Juegos.
· Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, etc.
· Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de patrocinio suscritos por la organización de los Juegos.
· Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la organización para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos.
· Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de los patrocinadores y sus elementos publicitarios.
· Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos.
Comisión Voluntariado
Un evento de esta magnitud es imposible llevarlo a cabo sin el trabajo y sin la dedicación de los voluntarios. Van a recibir capacitación y entrenamiento en temas como estructuras y procesos grupales, cultura ciudadana, atención y prevención de desastres e información deportiva, lo que les va a permitir ser voluntarios de otros eventos deportivos.
Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:
· Elaborar de acuerdo con la clasificación que se establezca para los Juegos, los listados de personas que deberán ser acreditadas, especificando en cada caso la función y categoría.
· Establecer las zonas o áreas de acceso para cada uno de los escenarios y dependencias, con las convenciones que se señalan en el sistema de acreditación.
· Instalar los puntos de acreditación necesarios de acuerdo con el potencial volumen de personas a acreditar.
· Designar y capacitar el personal que atenderá cada uno de los puntos de acreditación.
· Proveer los equipos de computadoras, impresoras y demás elementos que se requieran para la eficiente y rápida operación del sistema de acreditación.
· Llevar un registro de las personas acreditadas.
· Diseñar un esquema de tiempos y movimientos del proceso de acreditación y realizar ensayos de acreditación para mecanizarlo.
· Instalar la señalización en todas las áreas de los escenarios y demás dependencias de los Juegos y establecer los controles de acceso a los escenarios en coordinación con la comisión de escenarios.
· Diseñar en coordinación con la Comisión de Seguridad, mecanismos de control de uso y falsificación de las acreditaciones.
Comité de Honor
Lo componen las máximas autoridades que no tienen una participación expresa en el evento en sí, pero que figuran en el citado comité para dar una imagen y realce del acontecimiento, por razón de su elevada representación social. (alcalde, director de policía, párroco y demás.
Comité Organizador
Es el responsable de la planeación, organización, dirección y supervisión de las competencias.
Entre las funciones que debe desarrollar están:
· Definir las políticas generales que regirán las competencias.
· Garantizar la financiación de las competencias.
· Estudiar y aprobar el presupuesto general de las competencias.
· Estudiar y definir los escenarios para las competencias.
· Estudiar y aprobar los diferentes cronogramas sobre los cuales se desarrollarán las competencias.
· Las demás que a su juicio sea prudente y necesario efectuar con el fin de garantizar la ejecución de las competencias.
Coordinador General
El coordinador general o gerente de los eventos, deberá ser una persona con una muy buena experiencia, el cual deberá gerenciar los juegos.
GERENCIA: Conjunto de acciones que desempeña una persona para dirigir, representar y controlar un Evento.
Objetivo de la Gerencia
• Se orienta hacia el logro de los objetivos de la empresa.
• Es el motor para dinamizar las acciones que se desarrollan en la organización.
Objetivos de la Gerencia Deportiva
1. Posicionamiento en el mercado
2. Innovación
3. Productividad
4. Recursos físicos y financieros
5. Talento humano
6. Rentabilidad (Rendimientos financieros)
7. Responsabilidad social
Perfil del Coordinador o Gerente Deportivo
1. Motivación para dirigir
2. Inteligencia.
3. Capacidad de análisis y de síntesis
4. Capacidad de comunicación
5. Dotes de psicología
6. Capacidad de escucha
7. Espíritu de observación
8. Dotes de mando y Humanismo
9. Capacidad de trabajo
10. Espíritu de lucha
11. Perseverancia y constancia
12. Fortaleza mental y física
13. Capacidad de liderazgo
14. Integridad moral y ética
15. Espíritu crítico
Funciones:
· Planeación:
· Verificar que la publicidad se realice en sitios de impacto y captación de beneficiarios para el proyecto.
· Estará a cargo de todos los monitores y veedores por disciplinas deportivas y por cada partido o competencia y desarrollo del proyecto.
· Orientar los procesos y procedimientos reales para la ejecución de los diferentes programas propuestos.
· Planear, coordinar, organizar y controlar la ejecución de los eventos deportivos multidisciplinarios
· Verificar programaciones, juzgamiento y estado de los escenarios que se encuentres en óptimas condiciones mallas, demarcación etc.
· Dar información oportuna a los deportistas
· Llevar a cabo reuniones técnicas semanales con el fin de conocer el desarrollo técnico y de resultados de las competencias deportivas.
· Presentación – Ante las autoridades Locales.
· Divulgación – Promoción y mercadeo institucional. Inscripciones – Invitación por disciplinas Deportivas.
· Atender, informar y orientar a los ciudadanos en los asuntos propios de su ámbito de trabajo.
· Elaboración, promoción, planificación, gestión y evaluación de programas y actividades deportivas.
· Elaboración de estudios e informes técnicos dentro de su ámbito, y asesoramiento a la Mancomunidad.
· Responsabilizarse de la ejecución de los diferentes programas deportivos y socioculturales y realizar las tareas de seguimiento y evaluación de los mismos. Anualmente, realizará la correspondiente memoria.
· Coordinar y dinamizar las actividades deportivas de los juegos.
· Coordinar las actividades deportivas con las distintas organizaciones, grupos, estamentos públicos o privados, asociaciones, centros de ocio y tiempo libre, y centros escolares del ámbito geográfico de la comunidad.
· Atender, informar y orientar a los ciudadanos en los asuntos propios de su ámbito de trabajo. • Evaluar y llevar a cabo el seguimiento de la ejecución de las actividades programadas, introduciendo las acciones correctoras que se precisen.
· Cuantas funciones le sean encomendadas dentro de su nivel y categoría.
· Coordinar todas las actividades en lo relacionado a la participación de los deportistas en las la Fase Local, además de las reuniones programas por los entes.
· Coordinación y apoyo logístico en general a todas las delegaciones que participen en la fase local.
· Coordinar el grupo ejecutor.
· Coordinar la entrega de la programación impresa a cada uno de los delegados con la Comisión Técnica.
· Control – Mensualmente entrega de informes detallados del desarrollo y novedades del evento.
Evaluar: Desarrollo – Fases
· Evaluación – Entrega de informes finales y comentarios.
· Realizar una presentación ante las autoridades JAL y la Alcaldía al finalizar el proyecto sobre la ejecución del mismo.
Monitores Deportivos
Funciones:
· Realizar supervisiones a las veedurías que le sean asignadas por el coordinador general.
· Convocar a la comunidad para que participe en el evento.
· Entregar al coordinador un informe completo de resultados, observaciones y recomendaciones sobre el desarrollo de los torneos.
· participar de las reuniones semanales que se programen a través del coordinador, con el fin de adelantar una evaluación de cada una de las competencias y programar todo lo referente a la siguiente semana.
· verificar y acompañar el cumplimiento de la programación.
· Elaborar las programaciones respectivas de acuerdo a los deportes asignados.
· Asistir a las reuniones técnicas que se citen
· Elaborar boletín de resultados.
· Llevar estadísticas del torneo.
· Velar por el mantenimiento y buen uso del material deportivo
· Cualquier otra función que le sea encomendada
Veedores
Los veedores se encargan de vigilar que determinadas acciones se desarrollen de acuerdo a lo establecido por las normas. Por eso un veedor actúa como inspector, revisor, fiscalizador o verificador.
Funciones: Realizar las veedurías asignadas a la disciplina deportiva.
Verificar, el estado del escenario.
Diligenciar el formato de veeduría correspondiente.
Verificar desarrollo del evento.
Verificar asistencia de público en general.
Participar en la reunión semanal del deporte asignado para la entrega de información.
Entregar esta información al Coordinador General de Los Juegos.
Recoger y responsabilizarse del material utilizado en el desarrollo del evento al que realiza la veeduría, hasta el momento en el que el monitor llega al escenario para recogerlo.
Es obligación del veedor registrar las faltas personales de los jugadores señaladas oportunamente por él árbitro
Se deja constancia que el veedor no puede modificar los fallos del árbitro, se limita a facilitar el normal desarrollo del partido (Ej. Alcanzando las pelotas, el agua cuando fuera necesario, solicitar asistencia médica, etc.)
La estructura organizacional de los eventos
La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.
Esta división del trabajo es un aspecto fundamental de la definición de estructura de las organizaciones y se conoce como el proceso de diferenciación. Las estructuras se determinan de acuerdo al tamaño y tipo de evento que se lleve a cabo.
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